保密协议的签订、保密措施的管理和秘密防范

律师忠告：企业商业秘密保护，勿临渴掘井，宜未雨绸缪，防患于未然。
——河南成务律师事务所 戚谦

■郑州戚谦律师·企业商业秘密保护专题系列二：

保密协议的签订、保密措施的管理和秘密防范

　一、签订保密协议——保护商业秘密的直接手段
　　商业秘密作为一种智力成果权，如果有关人员不通过保密措施自己主张权利，那么从法律上就没有主观占有该财产的主观意图，因而不能构成该商业秘密的权利人。因此，法律要求权利人必须对商业秘密采取保密措施，这就是商业秘密的保密性或管理性。　
企业在生产经营过程中，其商业秘密必定得加以利用，无论其职工或是第三人都有机会接触、知悉商业秘密，所以企业应当与接触商业秘密的人员建立一个明示的保密措施，即签订保密协议。　

　★（一）保密协议的主要内容：
一般而言，规范的保密条款（或者可以是独立的保密协议）应当包含以下内容：
（1）明示合同所涉及的需要保密的商业秘密范围；
（2）合同对方以及合同对方的任何员工、代理人均受保密条款的约束；
（3）受约束的保密义务人在未经许可的情况下，不可将商业秘密透露给任何第三方或用于合同目的以外的用途；
（4）受约束的保密义务人不可将含有保密信息的资料、文件、实物等携带出保密区域；
（5）保密义务人不可在对外接受访问或者与任何第三方交流时涉及合同规定的商业秘密内容；
（6）不相关的员工不可接触或了解商业秘密；
（7）保密信息应当在合同终止后交还；
（8）保密期限在合同终止后仍然保持有效；
（9）违反保密义务的，应当承担明确的违约责任。

　　1、商业秘密的范围。
商业秘密是不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
河南成务律师事务所的戚谦律师提醒注意，所有具备法定构成要件的信息都是商业秘密，其范围远远不止目前立法所列举的类型。商业秘密包括技术信息和经营信息，具体来讲一般可包括设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等信息。需要注意的是，无论是技术信息还是经营信息，作为权利人主张权利时，都必须明确指出秘密信息的“秘密点”，而不能笼统的说某项技术或者某份资料是商业秘密。
实践中，属于商业秘密范围，主要包括以下几类：（1）技术信息。即人们在科研和技术创新活动中所获得的技术方案、技术数据等。（2）经营信息。即在商业经营活动中所形成的经营计划、经营总结，如投资计划、销售计划、客户名单等。（3）管理信息。即企业在组织和管理活动中所形成的方法、经验，如管理模式、管理诀窍等。（4）其他信息。除上述三种以外的其他符合商业秘密构成要件的信息。

企业应当根据自己的实际情况，在合同中明确界定哪些技术和信息属于商业秘密，达到职工清楚哪些需要保密及保密的程度；注意区分商业秘密与受雇人的一般知识、经验和技能。职工只是对于公司的商业秘密承担保密义务，而一般的知识、经验和技能是职工人格的一部分，公司无权将其列为公司商业秘密予以保护。
避免笼统的将所有的信息或技术都约定为商业秘密，实践中既不易操作，发生争议时也不利于举证。需要引起注意的是当商业秘密具有企业无形资产和职工个人劳动成果双重性质时，应当特别注意明确其性质属于个人著作权还是公司商业秘密，当事人是否要承担保密义务。
2、保密主体
用人单位只应当与接触、知悉、掌握商业秘密的员工签订商业秘密保护条款（协议），而不是普通员工或职工，更不能是全体员工。当然，企业还应当根据自身的性质和情况分析确定企业中的哪些人员掌握了商业秘密。对于某些不在保密岗位和技术岗位的普通员工，在工作中有意或无意获悉公司的商业秘密时，也应该列入保密主体的范围。
实践中，商业秘密保护主要应针对公司企业的6类关键岗位员工：（1）高层管理者，他们往往掌握企业的核心商业秘密；（2）技术研发人员，因工作需要，他们可能了解重要的商业秘密或保密信息；（3）高级营销人员，他们直接掌握着大量的客户资源；（4）重要管理岗位的人员，如ＨＲ、财务管理、法务管理人员，许多公司关键资料都在他们那里；（5）秘书人员，其职责是进行会议记录，管理和传发文件，其接触商业秘密的可能性是非常大的。（6）重要信息员，企业内的各种调研数据等都掌握在他们手里，这主要是针对咨询行业来说。
尽可能限制商业秘密的知悉范围。企业应尽量控制知悉商业秘密的员工人数，也尽可能实行分段或分部接触，各人手上掌握的只是不能独立发挥作用的局部。如：某饮料由原液A和原液B混合而成，可以将有关人员分成生产原液A和原液B的两个组，互不通气。生产好的两种原液再由第三组按比例调配。
　　 3、保密期限。
法律对保密的期限没有规定，可以是长期的，直至其进入公知领域。
鉴于商业秘密的性质，只要其不被公开就可以永远保持其秘密性，因此企业可以在保密协议中约定不仅在劳动合同存续期间，而且在劳动合同变更、解除、终止后直至商业秘密公开为止，员工都不得披露使用或许可他人使用企业的商业秘密。

　　 4、保密义务和泄密行为。在保密协议中应当明确员工保守商业秘密的具体义务，确定员工的哪些行为属于泄密行为。
　　 5、违约责任和赔偿方式。在保密协议中应当明确哪些情况属于违约，发生违约时如何计算赔偿数额，这一内容是企业日后向违约员工主张权利的重要依据。因为一般来讲，当侵犯商业秘密的情况发生时，要确定企业所遭受的损失相当困难，而我国立法在这方面的规定也不完善，如果没有明确约定违约情况和赔偿标准，则企业损失的弥补将难以实现。

★（二）签订保密协议应注意的几个问题：

　　1、签定保密协议的法律依据　　
　　企业在与职工签定保密协议时，常常会遇到职工拒绝签定的情况，有的职工认为自己并没有接触企业机密，没有理由要签定保密协议，企业也担心保密协议签定后能否受到法律保护，这里我要告诉大家，签定保密协议是有充分的法律依据的。　　
。　　
：劳动合同当事人可以在劳动合同中约定保守用人单位商业秘密的有关事项；第102条：劳动者违反本法规定的条件解除劳动合同或者违反劳动合同中约定的保密事项，对用人单位造成经济损失的，应当依法承担赔偿责任。
反不正当竞争法》第10条关于商业秘密的规定。
。
　 劳动部、科技部、各省市自治区都为保密协议的签定制定颁布了更为详细的行政规章和地方性法规。
　　
2、 企业与职工订立保密协议应注意的问题　
（1）保密义务的内容
　　职工对企业的保密义务是基于其对单位的忠实义务的要求，职工对单位承担保密义务的内容包括：（1）保守秘密的义务；（2）正确使用商业秘密的义务；（3）获得商业秘密职务成果及时汇报的义务；（4）不得利用单位的商业秘密成立自己企业的义务（5）不得利用商业秘密为竞争企业工作的义务；（6）妥善保管商业秘密文件的义务。职工对单位的上述义务不仅是单方面负有的义务，而且是默示义务，即使单位与职工没有书面合同或协议，职工仍然对单位商业秘密负有上述义务。
　　尽管如此，河南成务律师事务所的戚谦律师建议，企业还是应当与每一个有可能接触秘密的职工签订保密协议。这个协议可以作为劳动合同里的保密条款补充，也可以是一个单独的商业秘密。　　
▲（2）对聘请新职工时注意对第三人合同义务条款的约定。
　　新雇的职工在协议中保证在以前的单位未承担任何保密义务和竞业限制义务，在现单位所使用的知识技能与原单位无关。由于我国《反不正当竞争法》规定的是恶意（明知）第三人才承担责任，这样就可以免除用人单位将来可能产生的责任。　　
　（3）保密补偿费。法律没有规定，不是必须的，公司根据实际情况决定，可以是有偿的，也可以是无偿的。　　
　★（4）一方违约是否直接导致另一方合同义务解除，可以约定。
（5）违反保密协议的责任。双方应该约定清楚的违反合同义务应承担的责任。
（6）在一定条件下，将商业秘密防范措施更换为专利防范措施。
由于有些商业秘密含有知识产权性质，所以当该商业秘密属于能够申请专利保护的范围，就应立即交其申请专利保护，以此增大对该商业秘密的保险系数。
（7）脱密措施和竞业限制只能选其一。
所谓脱密措施，原劳动部《关于企业职工流动若干问题的通知》第2项中规定：用人单位与掌握商业秘密的职工在劳动合同中约定保守商业秘密的有关事项时，可以约定在劳动合同终止前或该职工提出解除劳动合同后的一定时间内(不超过6个月)，调整其工作岗位，变更劳动合同相关内容。采用脱密措施保护商业秘密的，可以不向劳动者支付经济补偿。
所谓竞业限制，是指用人单位可以规定掌握商业秘密的职工在终止或者解除劳动合同后的一定期限内（不超过3年），不得到生产同类产品或经营同类业务且有竞争关系的其他用人单位任职，也不得自己生产与原单位有竞争关系的同类产品或经营同类业务。那么，对于这种情况，用人单位约定竞业禁止条款时，必须向该劳动者支付经济补偿。否则，该条款属于无效的。
竞业限制协议(条款)与脱密措施约定有很多相似点和不同点，它们在保护企业商业秘密方面起到了关键的作用。那么竞业限制与脱密措施能否并用呢？按照目前我国劳动权利的相关规定，设立竞业限制或者脱密措施等，其根本目的不是完全限制劳动者的工作自由选择权等权益，而是在恰当合理的范围内加以限制，以达到既保护劳动者合法权益，同时也保护企业知识产权的目的，故目前竞业限制协议(条款)和脱密措施是不能并用的。

　　另外，保密协议一般应在职工正式就业时签订，在职工就业过程中，或离职时，均应补签。除此之外，针对不同的情况，还应当与职工订立其他一些保密协议。例如：参加攻关项目职工的保密协议，参加技术引进谈判的保密协议等等。对于关键雇员，还应签定竞业限制协议。

二、企业如何采取保密措施维护商业秘密

商业秘密的保密措施是企业管理水平的一项标志，也在实际中决定商业秘密界定的关键，从而取得商业秘密被保护的权利基础。

河南成务律师事务所的戚谦律师认为：保密措施通常包括建立保密制度、采用保密技术、采用适当的保密设施和装置以及采用其它合理的保密方法，严格控制有权涉及商业秘密的人员范围，明确与商业秘密有关的人员，等等。例如：(一)思想教育，召开定期的会议，提醒职工对企业秘密保护的意识，定期对职工进行保密专门培训，发放保密手册，要求职工对自己职责范围之外的工作不过多过问等。(二)对物的管理包括对要害生产区域进行人员出入的监控，对关键设备进行视线屏蔽，对文件使用后的收回，对计算机的加密，对涉及秘密的废弃物的销毁等，使职工养成保密的工作习惯。北京福田汽车公司的保密意识就很强，禁止参观者在生产区携带相机、录音机、录像机等，甚至连手机也不许携带，因为考虑到有的手机有拍照功能。(三)对内部员工限制知识的作业培训，即仅仅使职工掌握因工作需要而应该得到的知识，又成为need to know。这种背靠背的培训，可以使商业秘密的全部获得成为不可能，尤其适用于生产过程中的低级技术工人。例如在生产线上，只告知工人添加剂的添加多少，而不告知其配方原料。对关键机器的装配，采用专人专司某部分、机器装配和人力装配结合，装配-拆卸不可逆。对于高层领导掌握的商业秘密，也可以采取这种分割管理的方式，以避免一旦掌握全部商业秘密的人员离职，核心秘密全部泄漏。如对客户资料可由某部门负责人掌管，而负责实际联系客户的则是另外部门负责人；核心技术分成几部分，由几个人凑在一起才是完整的技术。当然，涉密职工程度不同，可考虑分级管理。根据接触秘密的等级，对职工实行不同的工作管理和报酬，同时也加强涉密等级高的职工泄密责任。

（一）对内措施
1、成立商业秘密管理委员会，负责商业秘密的管理与维护。　　
2、建立切实可行的保密规章制度，编制保密手册。
首先，应设立必要的隔离屏障。如重点车间或科室设立警示牌及安全检查人员等。同时，需制订员工保密守则，告诉员工应遵守哪些规章制度和负有怎样的保密义务。
★▲员工保密守则须明确的内容主要有：
（1）各人的工作区域、活动区域、限制区域和禁止区域。
（2）各人对自己因工作掌握或了解的商业秘密负有保密义务，不打听与自己工作无关的业务情况或技术情况；
（3）携带单位物品、资料外出的限制；
（4）保密范围、文件密级、保密期限的确定及专人管理；
（5）借用或借阅文件、资料的规定；
（6）科技成果、科研论文对外发布、发表、申请专利的管理；
（7）计算机信息防失密措施；
对某些能接触商业秘密核心内容的高层研究人员，还必须与其订立更明确、细致的保密协议，具体明确保密的范围、期限、违约责任等。
需要提醒的是：保密制度、保密手册都应向保密义务人公开，以使其了 解到相关的规定。 　　
3、对商业秘密划分级别(如：绝密/机密/秘密)：密级的划分将非常有利于商业秘密的分级管理。　　
4、建立秘密资料标签、存档管理及复制、查看、外借制度。 　　
5、建立反泄密机制：建立宣传、论文发表审查制度、建立展览审查制度、参观访问团接待制度、门卫保安、电子报警及计算机信息系统安全体系、废品和办公及工业垃圾的处理制度等。　
6、对员工进行管理，划定可接触秘密信息人员名单、签订《保密协议》或《竞业禁止协议》、对离职员工进行“离职调查”等。 　　
7、对员工进行商业秘密法律知识培训和管理： 　
（1） 防止无关人员接触秘密信息，划定可接触人员名单。
（2）与可能接触商业秘密的员工签订《保密协议》等一系列合同。
需注意的是，保密协议可单独签订，也可包含在《劳动合同》的条款当中。
（3）要求参与特别重大项目的相关人员出具《保密承诺书》。
（4）对离职员工进行“离职调查”，了解离职员工去向、手头秘密资料移交情况并要求离职员工出具《保密承诺书》。
需注意的是，签订《保密协议》、《保密保证书》的意义只在于可作为“已经采取保密措施”的证据而不是保密义务产生的必需前提，因为，“接触他人商业秘密的人均应保密”这是一项法定的义务，无需特别约定。
（5）与可能接触较高级别商业秘密的员工签订《在职（或离职）竞业禁止协议》。
竞业禁止协议是指约定有关职工在离职以后一定期限内不得到生产同类产品或经营同类业务且具有竞争关系或其他利害关系的单位内任职，或不得自己生产经营与原单位有竞争关系的类似产品或业务的协议。竞业禁止包括在职竞业禁止和离职竞业禁止，在职竞业禁止无需特别约定即为职工应负的义务，而离职竞业禁止则需要特别的约定，并且用人单位必须为此而向职工支付一定的补偿。
需注意的是，，离职竞业禁止期限一般不得超过2年，有关内容可单独订立合同也可包含在《劳动合同》的条款当中。
（6）员工商业秘密法律知识培训，并制作培训记录，要求参加人员签名。


（二）对外措施
《合同法》第四十三条规定：当事人在订立合同过程中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或者不正当地使用。泄露或者不正当地使用该商业秘密给对方造成损失的，应当承担损害赔偿责任。
1、与供应商签订《保密协议》；
2、与经(代)商销签订《保密协议》；
3、与会计师事务所等可能接触商业秘密的中介机构签订《保密协议》；
4、在对外签订技术转让或委托开发、技术服务以及加工承揽合同中增加保密条款或另行签订《保密协议》
5、在可能涉及自己商业秘密的项目谈判之前，与对方签订《保密协议》；
6、与其他可能接触或持有商业秘密的合作伙伴签订《保密协议》。
单位的商业秘密因生产、经营需要难免会被专用设备的定制厂、专用配件的加工厂、原材料的供应商等所知；单位在进行技术转让、技术服务时，也会使合同对方所知悉。因此，在对外签订有关合同时一定要签订好保密条款。一旦对方违反保密义务，权利人可依据合同要求违约方停止侵害、支付违约金或赔偿损失。


三、商业秘密管理与防范
保密措施如何采取，企业应该有一个既简单又有效的方案，河南成务律师事务所的戚谦律师认为，可从以下几个方面考虑：
1、确定本企业商业秘密的范围并加以分类；
2、确定保密责任及管理人员；
3、对于商业秘密文件施以标记；
4、保护商业秘密的措施或安全系统的作用；
5、如何处理商业秘密与雇员的关系；
6、如何以较低的风险向企业外部人员披露某些商业秘密；
7、如何处理主动向企业提供商业秘密的情况；
8、定期确定商业秘密的内容。
综合考虑上述八个方面要素的情况下，企业应当从物理上、思想上、组织上分别采取一些合理有效的保密措施。包括：1、物理性防范措施； 2、保密规章制度；3、商业秘密文件管理；4、保密协议； 5、竞业限制协议。

另外，在员工离职时需要做好商业秘密保护。在员工提出离职请求后，应立即指定工作交接人员，把离职时应交接的信息、资料及步骤告知对方，使离职员工清楚知道该如何交接、交接什么、向谁交接。同时也应将离职流程告知相关的部门及人员，要求相关部门提前做好必要的保密措施，防止其他员工在不知情的情况下将一些重要信息交给将离职人员。做好离职面谈，动之以情，使其产生对公司感情的共鸣，不至于在即将离职的时刻做出损害公司利益的事，同时晓之以利害，威慑其不要轻易有损害公司利益的举动和行为。

四、企业如何避免商业秘密侵权纠纷
企业应当认识到，除建立完善的自有商业秘密维护机制外，还要建立相应的机制，以免其卷入不必要的侵权诉讼当中去也是很有意义的。
1、 指导并协助客户在招用竞争对手的技术、经营骨干时进行一定的调查，避免侵权。
2、 要求跳槽人员提供原单位的《退工证明》等手续。
3、 制作专用《调查书》、《保证书》，要求跳槽人员填写并存档。
4、 在没有必要的情况下，避免使用跳槽职工带来的原单位的商业秘密。
5、使用跳槽人员提供的信息前，应充分了解其信息的来源，并要求提供者出具来源合法的书面《说明》。
6、指导客户保存通过反向工程或其他正当途径掌握他人商业秘密的所有材料，必要 时可进行公证。