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论档案信息化建设的发展

发布时间：2020-12-03 18:58:15

　　摘要：档案信息化就是在加强档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。

　　关键词：档案信息;建设

　　1档案信息化建设的重要性及现实意义

　　档案信息化在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;三是档案信息网络化。

　　1.1档案信息化建设的重要性

　　一是可改善档案管理工作。只有实现档案作息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

　　二是可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。

　　三是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性;可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。

　　四是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

　　1.2 档案信息化建设现实意义

　　档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。

　　一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

　　二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

　　三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

　　四是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。五是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。

　　2 档案信息化建设的内容