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传真件也可以赢得诉讼

发布时间：2019-08-24 10:32:15

案例描述：

某日，Z公司的张经理焦急地来找律师。刚刚见面，张经理就迫不及待地问到：合同的传真件有没有法律效力？

律师请张经理讲清原委：原来X公司有一个长期合作的客户，一直由张经理负责跟单。最近，X公司发现该客户付款非常不及时，经在业内了解，才知道客户最近由于经营不善，资金周转出现困难，已经拖欠了很多供货方的款项。为了及时追索资金，X公司决定尽快起诉，并查封客户的账户以保证回款。但是，在整理文件的过程中，张经理才发现，和该客户的一系列交易中，最大的那一单竟然没有合同原件！

张经理回忆，可能由于是长期合作客户，当时只是循例签单，没有特别留意到合同签署程序，所以自己将合同加盖了X公司公章快递给客户后，忘记及时收回客户盖章的合同原件。现在，张经理手头只有一份合同传真件，如果这份合同无效，X公司将会产生重大经济损失，张经理个人也需要承担巨大的责任。

律师该怎么解答张经理的疑问呢？

律师点评：

张经理提出的疑问，在IT行业特别具有普遍性。律师发现，尽管计算机已经被广泛应用到各个行业，但传统行业始终比较注重纸面文件的签署和收集，而IT行业则通常会认为电子文档有确定的效力，容易忽视纸面文件的收集。

那么，传真件究竟有无法律效力呢？根据我国合同法规定，“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式”，其中，书面形式指的是合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）。也就是说，以传真形式签署的合同是书面合同的一种，具有法律效力。

那又为什么经常会有人说“传真件无效”呢？那是因为，以数据电文形式签署的合同，极容易被伪造和变造，在诉讼争议过程中，假如一方否认合同的存在和履行，法官将很难断定该数据电文合同的真实性。

概括地说，传真件合同毫无疑问是具有法律效力的；但是，在诉讼过程中，当事人出示的传真件是否可以被认定为有效证据，有很大的不确定性。

事实上，在IT业界，不仅存在着大量的传真件合同，通常来说，还会有以下几种数据电文合同形式：

1.有些大生产厂家，实现了无纸化办公，取消纸面合同，而代之以通过电子系统订立合同，ID和密钥是订立合同的唯一凭证；

2.有的交易双方，在书面签署了一个简单的框架协议后，每个具体订单均是通过电子邮件确认，而收发邮件人都没有明确的公司授权。这类以数据电文形式签署的合同，均存在着证据效力认定的不确定性问题。

这种情况下，想要维护公司利益，一定要注意保存和收集其他可以证明合同存在和履行的证据。如，双方签署合同后，通常会有支付款项的财务记录，货物交付的物流凭证，附随服务的记录等，这些文件都可以验证合同的存在和履行状态。

诉讼是一个动态交叉的过程，在诉讼中，证据并不是单一的，而是一个完整的链条，如果有些证据有不确定之处，当事人要注意积极主动地寻找证据链条，甚至创造证据重新出现的机会以收集证据。只要整个证据链是完整的，环环相扣而彼此证明，则依然可以认定基本的法律事实。

具体支招：

律师建议张经理从以下三个方面准备收集证据：

1.货物签收的确认；

2.交付设备的原厂家保修开通记录及报修记录；

3.财务收支记录。

之后，律师对张经理收集的证据进行了整理，发现物流公司的送货单上，收货人只有签字而没有盖章。

律师用三个方式弥补了该证据：首先查阅了Z公司和客户以前签署的合同中有收货人签字的记录，以证明该收货人是客户公司的员工，具有相关职责；其次要求物流公司出具证明，证明送货过程和送货时间地点；最后，律师到最终用户网站搜索了项目完成的新闻，并予以公证。

同时，律师对交付设备的原厂家保修开通记录及报修记录也进行了公证。这样，虽然关键证据不够明朗，但凭着完整的证据链条，最终说服法官判决胜诉。

法律小贴士：

通常，物流公司在送货后，对于送货单仅保存3~6个月，而为了防范诉讼风险，我们建议送货记录至少应该保存两年以上。所以，IT公司应该及时收回送货单原件，并同合同资料一起妥善保管。当然，我们更建议公司能够和收货单位签署有货物基本清单的收货确认书。