公司档案管理流程
发布时间:2021-01-20 12:10:15
导读:公司文件档案管理:文书管理部门对文件进行点收,点收后对文件进行整理并进行分类,然后归档存档。
第一条 管理部门
1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。
2.各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
第二条 文件点收?
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
?1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认。
3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后 ,文件送归档。
第三条 文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第四条 档案分类
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
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