怎么构建公司债权债务的内部控制体系

　　怎么构建公司债权债务的内部控制体系

　　债权债务，历来是公司比较头痛的问题。因为对债权债务的控制，实质是公司与客户、供应商合作关系的维护与利益调整。近几年来，大量公司经营业绩严重下滑，其共同特点之一就是死账、呆账、“三角债”并存。因此，构建有效的债权债务控制体系是公司内部会计控制的重点。

　　一、债权债务控制的目标

　　具体说有两点：

　　1、根据实际发生的经济业务事项，按照《会计法》及国家统一的会计制度规定确认债权债务。

　　2、保证债权债务款项记录及时、认真、准确;建立债权债务清理责任制，实行债权债务清理责任追究制度。按谁挂账谁清账的原则，保证应收款项及时收回，尽可能缩短债权期限。合理确定债务规模，减轻债务负担，保证资金的正常周转。

　　二、债权债务控制的程序

　　1、划分责任部门。债权债务的责任部门为主办该项经济业务或经济往来事项的部门，主要是指与对方联系、洽谈、签约等，并已向财务部办理收付款业务的部门。责任部门的直接经办人为主要责任人，负责所经办债权债务的清理。责任部门负责人和批准人为次要责任人。

　　2、职责分工。对债权债务管理应当按照职责分工。物资采购部门、有关业务部门、合同管理部门、财会部门应各司其职、相互协调。

　　(1)财会部门必须设专人负责债权债务审核、核算、清理、签认。财会主管人员负责控制、审查债权债务发生的合理性，监督债权债务的清理情况。

　　(2)物资采购部门负责编制物资采购计划，采购物资必须签订采购合同。

　　(3)有关业务部门负责对涉及的有关工程、劳务项目要确保技术、质量符合要求，并确保工程、劳务项目按期完成。在有关工程、劳务项目发生前必须签订相关合同。

　　(4)各部门在签订合同时必须按照公司合同管理办法并进行会签，对所签合同的各项条款要认真审核，在确定付款方式、付款期限、违约条款时，应考虑缩短债权债务期限，便于及时清理债权债务。

　　3、列账。债权债务列账时，财务部依据有权批准人、经办人签章的有效单据，按照会计制度要求进行账务处理。

　　4、分析。公司债权债务状况作为每季度经济活动分析的一项重要内容进行分析，对半年以上无清理动态的债权债务，财务部须每季度向批准人和主管财务的经理报告。

　　5、责任追究。对半年以上无清理动态的债权债务、超过三年无法收回而形成坏账的其他债权，应区分债权性质和无法收回的具体情况，分别追究经办人、责任部门负责人和批准人的责任。

　　三、债权债务控制的方法

　　对债权债务的控制，应采取以下控制措施：

　　1、审核：财会部门在核算债权债务业务时，应对有关原始资料(购销发票、请购单、定货单、验收单的项目、规格、单价与金额等)进行审核，认定确系本单位经济业务已发生，按照实际发生金额并经有关责任部门审核签章，方可进行会计核算。

　　2、确认：财会部门根据实际发生的经济业务事项确认债权债务。

　　(1)应收账款的确认。在劳务已经提供，合同已经履行，相关手续已经完备时确认。

　　(2)应收票据的确认。在劳务且各种结算凭证合法完备时确认。采用商业汇票结算方式下，收到的票据形成的债权，其确认应与应收账款确认相同。

　　(3)预付款项的确认。按照《合同法》有关规定签订合同，并经单位负责人授权批准，按合同规定预付给供货方货款总额一定比例的货款，确认为预付款项的成立。

　　(4)其他应收款的确认。发生的非购销活动的应收债权为其他应收款，包括各种赔款、存出保证金、备用金及应向职工收取的各种垫付款项等。财会部门应根据单位负责人的批准、相关责任部门提供的原始凭证和资料，经审核无误后确认。

　　(5)应付及预收款项的确认。根据购销合同对所购商品的所有权已转移或劳务已发生为标志，即可确认列为应付账款。

　　(6)应付票据的确认。应付票据产生于企业购货环节，购货方向供货方购入商品或劳务时所开出的商业应付票据。在开具商业票据时，经办人必须审核购货合同、请购单、定货单、验收单，核对购货发票金额，经财会主管签章后交票据签发人签发，同时应在票据登记簿上逐笔登记。经办签发票据的人员不得办理“应付票据”的核算工作。

　　(7)其他应付款的确认。发生非购销或非接受劳务应付的款项记为其他应付款。主要为本单位承担的租金、暂收其他单位和个人的款项、存入保证金、应付养老保险金等，按实际发生金额予以确认。

　　(8)应交税金、其他应交款的确认。在一定时期内取得营业收入和实现的利润，按照国家规定交税、交费。

　　3、记录：财会部门根据审核和确认的债权债务，进行账务处理。

　　4、清理：债权债务发生后，经办人必须及时主动地清理债权债务，财会部门负责债权债务审核、核算、清理、签认工作的人员督促、协助经办人清理债权债务，定期(每季末)检查债权债务的清理情况。

　　(1)应收账款到期时未收到款项时，在应收账款到期前，财会部门应通知责任部门及经办人进行催收。

　　(2)应收账款到期后逾期三个月及其以上的，财会部门必须定期(每季度)向单位负责人及经办人分别提出书面报告和催收通知单。

　　(3)对个人借支、预支等款项，经办人在借支、预支项目完成后，必须及时办理报销手续，同时将余款全部交清。经办人在借支、预支项目完成后一个月内仍未办理相关报销手续的，财会部门必须将其名单书面报告部门负责人，督促借支人清账。

　　(4)企业必须根据自身偿债能力控制债务规模，应当按照合同规定的时间和方式及时偿还债务，不应无故拖延。

　　(5)对跨年度的债权，财会部门在每年年底前开具对账单或签认单交责任部门或经办人与对方核对有关数据，并取得对方的签认手续，发生差异时要及时查清原因。

　　四、债权债务控制的重点

　　各公司应根据会计制度规定，对确实无法收回的款项，经办人应书面说明原因，公司财会部门提出书面报告，报公司负责人审核，并按规定的管理权限逐级报批。

　　公司财会部门对批准后的坏账及时列销，并对已列销的坏账要建立台账，记录列销的有关情况，并继续关注事态发展，收回的坏账金额应及时进行账务处理。确实无法收回的应收款项作坏账损失时，必须符合下列规定条件之一：(1)因债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍不能收回的应收款项;(2)因债务人逾期未履行偿债义务，超过三年仍不能收回的应收款项。对其他超过两年以上无法清偿的债务，由负责债权债务清理的会计人员提出申请，经财会主管人员核实，报公司负责人批准后列销。公司按规定列销的坏账，应及时向主管税务部门办理所得税税前扣除手续。公司列支坏账损失时要取得完整的书面资料，查明原因，落实责任，避免有关人员利用坏账挪用公款。