专利代办处业务质量管理办法

为了充分发挥国家知识产权局专利代办处（以下简称代办处）的作用，强化代办处的工作管理、规范代办处的业务质量管理，现根据《国家知识产权局专利代办处管理规定》和《国家知识产权局专利代办处受理专利申请工作规程》、《国家知识产权局专利代办处收缴专利费用工作规程》，制定本质量管理办法。

??一、管理职责

??国家知识产权局专利局（初审及流程管理部为执行部门）、地方知识产权局和代办处对代办处业务工作质量负有管理责任。

??（一）初审及流程管理部的管理职责

??1．制定代办处业务质量管理办法和质量检查标准，对代办处业务质量工作进行监督；

??2．组织实施代办处工作的例行检查，对代办处的受理专利申请和收缴专利费用工作实行年检反馈制度，对有问题的代办处提出改进工作的意见或建议；

??3．对代办处工作人员进行业务培训和指导；

??4．更正代办处的业务工作差错，收集对代办处工作质量的反馈信息；

??5．组织实施对代办处发生的重大差错问题进行调查，对属于违规行为的给予处罚并通报批评，对属于违法行为的除给予处罚以外，还将上报国家知识产权局纪检监察部门，并向发生违规或违法行为的代办处所在地方知识产权局提出停业整顿建议;

??6.对代办处业务工作质量状况进行统计分析，定期发布代办处业务质量通报；

??7．组织落实先进代办处的评比活动。

??（二）地方知识产权局的管理职责

??1．按照国家知识产权局设立专利代办处的条件要求配备专职人员、设置有利于开展受理、收费工作以及为申请人和社会公众服务的工作环境和工作条件；

??2．会同国家知识产权局专利局对代办处业务质量实行监督和管理，对国家知识产权局反馈的质量问题，要组织代办处人员进行分析、研究、处理，并制定改进措施，对发生的违规或违法行为，要根据国家知识产权局的意见执行停止整顿；

??3．根据国家或国家知识产权局规定，帮助并指导代办处转变工作模式，改进工作方法；

??4．制定代办处工作人员业务学习和培训计划，组织或派送代办处人员参加业务学习或考察调研活动；

??5．对代办处工作情况进行评估，根据工作业绩落实代办处及先进个人奖励制度。

??（三）代办处的管理职责

??1．各代办处的质量管理由处长负责，副处长应协助处长进行本处的质量管理工作；

??2．依据国家知识产权局的规定，制定和落实本处的业务质量管理办法，建立个人业务质量档案，定期对本处的业务质量进行检查和考核；

??3．加强自查，对可以在本处更正的质量问题应及时更正。对通过自查或当事人反馈已无法在本处更正的质量问题，必须及时向初审及流程管理部呈报请求更正错误报告，保证错误及时得到更正；

??4．接受国家知识产权局对代办处业务工作的指导和对工作人员的业务培训，主动配合国家知识产权局对代办处工作的检查；

??5．加强本处工作人员的业务学习和培训，全面提高人员综合素质，不断提高代办处业务工作的整体水平。

??二、质量差错更正程序

??（一）由国家知识产权局专利局发现代办处错误的更正

??1．凡是在审查过程中由审查员发现的代办处差错，由专利局受理处或收费处向有关代办处发出代办处失误通知书，同时由相关处对纸件和（或）电子数据中的错误作更正。

??2．专利局受理处或收费处发现代办处未按时寄交申请文件、专利费用、费用收据或传输电子数据的，要及时与该代办处核实情况，反馈信息。

??（二）由代办处请求更正错误

??1．凡是代办处自查或接到社会的反馈，确定为代办处工作失误造成的差错，由该代办处向初审及流程管理部提交请求更正错误报告和原始证据。对请求更正错误报告和原始证据的具体要求是：

??（1）请求更正错误报告中应说明发生错误申请的申请号、错误发生时间、错误的内容、责任人，并经责任人和代办处负责人签章后加盖代办处公章。

??（2）原始凭证：凡是申请文件必须有邮寄信封原件，凡是专利费用必须有完整的邮局原始汇单复印件或银行汇款凭证和缴费清单的复印件。

??2．初审及流程管理部对请求更正错误报告和原始证据进行审核，然后将请求更正错误报告和原始证据转送相关部门进行确认核查，被确定是代办处差错的，由相关部门对纸件和（或）电子数据中的错误作更正。

??3．因线路故障或其他客观原因，代办处不能按时传输电子数据或寄交文件、收费票据的，应提前向专利局受理处或收费处提交书面报告。对于数据传输未成功的，代办处应主动向专利局受理处或收费处提交证明或书面说明。

??三、奖惩办法

??代办处业务工作中出现的差错由初审及流程管理部登记、统计，作为考评各代办处工作质量的依据。

??（一）奖励办法

??1．地方知识产权局应当根据代办处的工作业绩，从当年国家知识产权局拨付给该代办处补贴款中，提取适当比例用于对代办处的奖励。

??2．代办处的工作质量将作为先进或优秀代办处的评选条件之一。

??3．根据代办处年度工作综合指标评选先进代办处，根据个人年度工作综合指标评选代办处先进个人。根据代办处年度工作突出特点评选单项奖。

??（二）处罚办法

??1．专利申请受理数据出现A类差错的，扣除补贴费50元/件。

??2．专利申请受理数据出现B类差错的，扣除补贴费25元/件。

??3．专利费用数据出现A类差错的，扣除补贴费10元/件。

??4．专利费用数据出现B类差错的，扣除补贴费5元/件。

??5．非线路故障或无其他客观原因，受理和收费数据延迟传输一天扣除补贴费200元。

??6．无任何正当理由，申请文件和收费票据延迟寄交一天扣除补贴费100元。

??7．涉及操作、管理的差错，每发生一次扣除补贴费200元，另有规定的除外。情节严重的按违反规定处理。

??8．因代办处违规行为造成的错误，视情节轻重，将扣补贴费1000元／件以下罚款。

??9．因代办处的失误引发行政诉讼，，其赔偿费从该代办处的补贴费中扣除。

??10．代办处工作人员应持有上岗证，工作人员对专利受理数据负有保密的义务，泄密者将承担法律责任，对代办处将处以人民币20000元以下罚款。

??11．对于发生严重违规或违法行为的代办处，国家知识产权局将责令其停业整顿，直至撤销专利申请受理和收费的职能。

??四、附则

??（一）本管理办法所涉及的质量差错等级按照《专利代办处业务质量标准》认定。

??（二）本办法自2005年4月1日起施行。

专利代办处业务质量标准

??为了进一步加强代办处的质量管理，严格执行代办处的受理工作规程和收费工作规程，特制定代办处业务工作质量标准。

??根据质量差错的不同，将代办处质量差错分为三种类型。第一种，涉及个案的受理、收费数据的差错；第二种，涉及操作的差错；第三种，、违规错误。

??受理数据差错根据差错对受理条件的影响和将产生的法律后果的不同划分为A、B两个差错等级。

??收费数据差错根据差错对流程管理的影响和将产生的法律后果的不同划分为A、B两个差错等级。

??由代办处自查出的受理和收费数据差错，在数据转入主库之前给予纠正的，不定差错等级，也不予处罚。

??一、涉及个案受理、收费数据的差错

??（一）A类受理差错

??1．不符合受理条件的专利申请被受理；

??2．申请类别确定错误；

??3．申请日确定错误；

??4．申请文件有缺页未能核实准确；

??5．因代办处失误导致申请日与所受理新申请文件寄出日超过15日；

??6．费用减缓请求书未经审批或审批不符合规定，造成申请费用缴纳错误；

??7．数据采集时漏采要求保密数据项；

??8．因采集数据差错，导致专利局审查员作出错误的处分通知或决定；

??9．因代办处受理工作失误，引发当事人提起行政复议或行政诉讼，并被确定撤销原处理决定或被判处行政赔偿。

??（二）B类受理差错

??1．对手续类文件核实不准确；

??2．申请文件没有编页码或页码编错；

??3．面交专利申请请求书的发明名称与说明书的发明名称不一致；

??4．接收涉外代理机构提交的外国申请或PCT申请；

??5．接收分案申请或要求优先权的申请；

??6．数据采集不准确或漏采数据项。

??（三）A类收费差错

??1．原始凭证漏记账；

??2．错输、重输缴费金额；

??3．错输、重输申请号；

??4．错输缴费日；

??5．因代办处收费数据（包括电子数据）差错，导致国家知识产权局审查员发出错误的处分通知或决定；

??6．因代办处收费工作失误，引发当事人提起行政复议或行政诉讼；并被确定撤销原处理决定。

??（四）B类收费差错

??1．错输费用名称；

??2．收据号赋值错误；

??3．缴费日与收据打印日超过15个工作日。

??二、涉及操作、管理的差错

??（一）无故延误传输受理数据或专利收费数据；

??（二）无故延误寄送专利申请文件或费用收据；

??（三）丢失银行汇单、凭证、收据存根或各类总账及明细账；

??（四）各类账目处理发生重大失误；

??（五）对账不及时，报表未按规定时间上报；

??（六）记账凭证未及时按顺序装订；

??（七）记账凭证未按规定时间转交专利局收费处；

??（八）收取专利费用现金未按规定及时存入银行。

??三、

??（一）违反规定确定申请日、缴费日；

??（二）坐支现金或挪用专利费用；

??（三）不按时上缴专利费用及滋生利息。