浅谈公司法定代表人变更登记的材料审查

公司的法定代表人对内处于公司管理核心的地位，对外代表公司，因此公司法定代表人的变更登记对于公司具有重大的意义，公司股东之间的内部纠纷也往往围绕法定代表人的变更登记展开。如何做好法定代表人的变更登记工作，避免陷入股东内部纠纷，已经成为登记机关面临的重要课题。本文仅就如何做好公司变更法定代表人的材料审查方面作一粗浅的探讨。
一、公司法定代表人变更登记的法定依据
《公司法》第十三条规定，公司法定代表人依照公司章程的规定，由董事长、执行董事或者经理担任，并依法登记。公司法定代表人变更，应当办理变更登记。《公司登记管理条例》第二十七条规定：公司申请变更登记，应当向公司登记机关提交下列文件：（一）公司法定代表人签署的变更登记申请书；（二）依照《公司法》作出的变更决议或者决定；。
企业法人法定代表人登记管理规定》第六条，企业法人申请办理法定代表人变更登记，应当向原企业登记机关提交下列文件：（一）对企业原法定代表人的免职文件； （二）对企业新任法定代表人的任职文件；（三）由原法定代表人或者拟任法定代表人签署的变更登记申请书。第七条则规定：有限责任公司或者股份有限公司更换法定代表人需要由股东会、股东大会或者董事会召开会议作出决议，而原法定代表人不能或者不履行职责，致使股东会、股东大会或者董事会不能依照法定程序召开的，可以由半数以上的董事推选一名董事或者由出资最多、持有最大股份表决权的股东或其委派的代表召集和主持会议，依法作出决议。
因此，工商行政管理机关变更公司法定代表人的法定依据是公司免去原法定代表人和选举新法定代表人的股东会决议或董事会决议，变更法定代表人的行政决定必须依法做出。
二、法定代表人变更登记材料的审查方式
依据现行法律、法规的规定，工商行政管理机关审查法定代表人变更登记材料的方式是以形式审查为主，实质审查为辅。
形式审查为主。依据《行政许可法》的规定，企业或者其他组织的设立等确定主体资格的行政许可事项主要是形式审查。所谓“形式审查”，是指行政机关只对申请人所提交材料是否符合法定形式、法定要求进行审查，而由申请人本人对材料实质内容的真实性负责，《行政许可法》第三十一条，《公司登记管理条例》第二条都对此作了明确的规定。因此，我们在登记工作中不应对申请材料的真实性、有效性、合法性作否定的假设，不应主观地将申请人提交的材料设定为不真实、不合法或无效。在申请人对申请材料真实性负责的前提下，登记机关主要是看申请材料的内容是否齐全、是否符合法定形式，证明材料是否相互印证、是否充分有效。
形式审查并不是放任自流，还要适用“审慎审查”的原则。所谓“审慎审查”，就是对申请材料进行认真、慎重的审查，在法定审查期限内，通过一般方法和手段(如考查申请材料的语言文字和前后逻辑联系，核对申请人的笔迹、印章，就有关疑点询问申请人或其他有关人员等)，而非通过特别方法和手段(如调查、鉴定、勘验等)，发现相应申请材料实质内容可能存在的真实性问题。
另外，对登记机关的“审慎审查原则”，要做与其职责和能力相适应的恰当理解，应当以合理谨慎的国家工作人员在相同或者近似情况下应当尽到的审慎和注意程度作为衡量标准。既不能苛求其对一切把关，也不能做任意的狭义解释。应该从其主观上有无过错，客观上是否做到了法律及工作规章所要求的标准及步骤上判断，该履行的手续必须履行，该遵照的行政文件必须遵照，同时应当尽到在行政管理人员的知识范围和工作经验内应尽的注意义务，例如，文件签名与预留签名是否一致，发现申请材料中的表面瑕疵的是否向企业核实等。这是一个客观标准，达到这一标准的，登记机关可以免责；不能达到的，其作出的行政行为存在着错误，就可能被撤销。
实质审查为辅。《行政许可法》、《公司登记管理条例》也不排除需要对申请材料的实质内容进行核实的实质审查。如果登记人员在审查时对材料的真实性、合法性存有怀疑，申请人又无法对这些疑问作出合理的解释，登记机关可以对申请材料进行实质审查。登记注册机关启动实质审查的情形主要有：（1）发现提交的申请材料中存在虚假嫌疑或其他疑问的；（2）原法定代表人或其他利害关系人提出异议的；（3）企业注册登记机关认为需要启动实质审查的其他情形。
谨慎实施当场登记。《行政许可法》规定设立登记适用当场登记，目前许多登记机关对变更登记也都实行当场登记。笔者认为，对法定代表人的变更登记应当谨慎实施当场登记，要让登记机关有充分的时间对申请材料作深入的审查和有效的判断。在登记机关确定申请材料无任何瑕疵的情况下，如全体股东及原任、新任法定代表人到场申请登记时，或具有登记机关能够确定申请材料真实性、合法性的其他情形时，方可实施当场登记。
三、法定代表人变更登记材料审查的重点
首先要审查登记申请材料的数量，即对提交材料是否符合提交材料规范目录、是否齐全进行审查。
其次是审查申请材料是否符合法定形式。如有关申请表格是否符合格式要求，填写是否规范，是否加盖印章，是否签字。笔者认为，工商机关对备案材料和当事人提交的材料的差异应当负有审查义务，因为公司章程、法定代表人的签名、自然人股东的签名等都是在工商机关备案的，备案的意义在于提供给有关利害关系人核实，工商机关完全可以也必须在自己掌握的材料内按照“审慎审查”的标准对材料的真实性进行审查，以防止伪造，减少欺诈。
需要强调的是，审查的重点主要在股东会决议或董事会决议上。根据《公司法》第二十二条：公司股东会或者股东大会、董事会的决议内容违反法律、行政法规的无效。股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销。《公司法》还规定，股东会决议或者股东大会和董事会决议应该有通知（召集）的程序、会议主持者的记载、会议参加人的记载、表决程序和结果的记载、决议内容的记载。如果其中有任何一项不符合《公司法》的规定，决议就存在《公司法》所规定的内容或程序瑕疵，就不能作为法定代表人变更的依据。